Διαδικασία έκδοσης Σύμβασης Μετακίνησης και χρηματοδότησης

Εκτυπώσιμη μορφή

Η παρακάτω διαδικασία αφορά όλους τους φοιτητές που πρόκειται να μετακινηθούν ανεξαρτήτως επιχορήγησης.


 

Το πρόγραμμα Erasmus+ για Σπουδές προβλέπει τη χορήγηση μηνιαίας χρηματοδότησης στους φοιτητές που έχουν επιλεγεί να μετακινηθούν στο πλαίσιο του προγράμματος, η οποία έχει ως στόχο
τη συμβολή στην κάλυψη των έκτακτων δαπανών που συνεπάγονται οι σπουδές στο εξωτερικό, συμπεριλαμβανομένων και των εξόδων ταξιδιού, και καλύπτει τη διαφορά του κόστους διαβίωσης μεταξύ της χώρας προέλευσης και της χώρας υποδοχής.Το ύψος της μηνιαίας αυτής χρηματοδότησης καθορίζεται από την Εθνική Μονάδα για το ERASMUS+ (Ι.Κ.Υ.) (βλ. σχετικό Πίνακα). 


1) Κατάθεση δικαιολογητικών

Η διαδικασία χρηματοδότησής σας ξεκινά μετά από την επιλογή σας (αφού σταλεί η υποψηφιότητά σας/ nomination στο Ίδρυμα Υποδοχής και ανεξαρτήτως αν έχετε λάβει επίσημη ενημέρωση/αποδοχή από το Ίδρυμα Υποδοχής) και περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

  • "Κατεβάστε" την Αίτηση-Δήλωση και εκτυπώστε την σε διάσταση Α3, διπλής όψης.
  • Συμπληρώστε με ακρίβεια στην Αίτηση-Δήλωση τις ημερομηνίες έναρξης των μαθημάτων και λήξης της εξεταστικής περιόδου στο Ίδρυμα Υποδοχής, αφού πρώτα έχετε συμβουλευθεί το πανεπιστήμιο στο οποίο θα μετακινηθείτε και έχετε επιβεβαιώσει τις συγκεκριμένες ημερομηνίες. Τα πεδία όπου αναφέρονται οι ημέρες διάρκειας των σπουδών σας στο Ίδρυμα Υποδοχής θα συμπληρωθούν από το ΤΕΕΠ. Στην περίοδο μετακίνησής σας μπορεί να συμπεριληφθεί και η περίοδος συμμετοχής σας σε μαθήματα γλωσσικής προετοιμασίας τα οποία προσφέρονται από το Ίδρυμα Υποδοχής και λαμβάνουν χώρα πριν από την έναρξη του προγράμματος σπουδών. Η περίοδος αυτή εφόσον συμπεριληφθεί στην μετακίνηση, δύναται να χρηματοδοτηθεί εφόσον υπάρχουν διαθέσιμα κονδύλια.

Η σωστή συμπλήρωση των παραπάνω ημερομηνιών είναι ιδιαίτερα σημαντική καθώς με βάση αυτές υπολογίζεται η περίοδος κινητικότητάς σας στο Ίδρυμα Υποδοχής και πραγματοποιείται η χρηματοδότησή σας. 

Αν χρειαστεί να κάνετε διορθώσεις, το ΤΕΕΠ θα πρέπει να ενημερώνεται άμεσα και οπωσδήποτε πριν από την έκδοση της σύμβασης επιχορήγησής σας.

  • Φροντίστε να υπογραφεί η Αίτηση-Δήλωση από τον Συντονιστή ECTS και τον Ακαδημαϊκά Υπεύθυνο της διμερούς συμφωνίας στο πλαίσιο της οποίας έχετε επιλεγεί να μετακινηθείτε.
  • Καταθέστε την Αίτηση-Δήλωση στη Γραμματεία του Τμήματος/Σχολής σας μαζί με αντίγραφο της Συμφωνίας Μάθησης για Σπουδές (Learning Agreement for studies), που έχετε ήδη συμπληρώσει με βάση τις παραπάνω οδηγίες, προκειμένου 

          α) να συμπληρωθεί, υπογραφεί και σφραγιστεί από το Γραμματέα και τον Πρόεδρο του Τμήματος/Σχολής το «Πιστοποιητικό Σπουδών στην Ελλάδα» (σελ. 2 της Αίτησης),

          β) να υπογραφεί από τον Πρόεδρο το «Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών» (σελ. 3 της Αίτησης) και

          γ) να συμπληρωθεί ο αριθμός της απόφασης του αρμοδίου οργάνου του Τμήματος/Σχολής σας, η οποία να επικυρώνει την αντιστοιχία και τη μελλοντική αναγνώριση των μαθημάτων που εσείς έχετε δηλώσει σε συνεργασία με τον Συντονιστή ECTS στη συνημμένη Συμφωνία Μάθησης για Σπουδές (Learning Agreement for Studies).

  • Παραλάβετε την Αίτηση-Δήλωση από τη Γραμματεία του Τμήματος/Σχολής σας πλήρως συμπληρωμένη, υπογεγραμμένη και σφραγισμένη μαζί με το συνημμένο αντίγραφο της Συμφωνίας Μάθησης για σπουδές. Συνήθως η διεκπεραίωση της Αίτησης δεν καθυστερεί παρά μόνο λίγες εργάσιμες ημέρες. Παρόλα αυτά, σε περίπτωση καθυστέρησης διεκπεραίωσης και για να προλάβετε την προθεσμία υποβολής των αιτήσεων χρηματοδότησης στο Τμήμα μας, μπορείτε να ζητήσετε από τη Γραμματεία ένα φωτοαντίγραφο της Αίτησης προκειμένου να το καταθέσετε στο ΤΕΕΠ.
  • Συμπληρώστε και υπογράψτε την Αίτηση Πίστωσης Τραπεζικού Λογαριασμού και τυπώστε κάποιο αποδεικτικό (φωτοαντίγραφο 1ης σελίδας βιβλιαρίου, αποδεικτικό από e-banking κλπ) του αριθμού λογαριασμού που έχετε συμπληρώσει στη συγκεκριμένη αίτηση. Η κατάθεση της χρηματοδότησης θα γίνει απευθείας σε αυτόν τον προσωπικό τραπεζικό λογαριασμό. Να έχετε υπόψη σας ότι οποιαδήποτε έξοδα προκύψουν από συναλλαγές με την Τράπεζα (μετατροπή συναλλάγματος, εμβάσματα κτλ.) βαρύνουν εσάς.
  • Εκδώστε την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης -Ασθένειας, η οποία σας εξασφαλίζει την ιατροφαρμακευτική σας περίθαλψη στη χώρα υποδοχής, και βγάλτε ένα φωτοαντίγραφο. Αρμόδιος για την έκδοσή της και κατά συνέπεια για τα απαραίτητα δικαιολογητικά είναι ο ασφαλιστικός φορέας στον οποίο είστε ασφαλισμένοι (ΙΚΑ, ΟΑΕΕ, ΟΠΑΔ, κλπ). Σε περίπτωση που για την έκδοση της παραπάνω Κάρτας χρειάζεται βεβαίωση της συμμετοχής σας στο πρόγραμμα Erasmus+ για Σπουδές, το Τμήμα μας μπορεί να σας την παρέχει. Εφόσον δεν είστε ασφαλισμένοι σε κάποιον δημόσιο ασφαλιστικό φορέα, μπορείτε να απευθυνθείτε στην Υγειονομική Υπηρεσία του ΑΠΘ για την πιθανότητα ιατροφαρμακευτικής κάλυψης ως φοιτητές. Διαφορετικά, θα πρέπει να ασφαλιστείτε για τη διάρκεια παραμονής σας στο εξωτερικό είτε από ιδιωτική ασφαλιστική εταιρεία στην Ελλάδα είτε από κάποιον ασφαλιστικό φορέα στη χώρα υποδοχής.
  • Τυπώστε αντίγραφο/φωτοαντίγραφο της ΕΚΑΑ καθώς και της Αίτησης που καταθέσατε στο Ίδρυμα Υποδοχής (Application Form).
  • Ελέγξτε αν υπάγεστε σε κάποια από τις ακόλουθες κατηγορίες που αφορούν στην παροχή πρόσθετης επιχορήγησης:

          α) φοιτητές που προέρχονται από ευπαθείς κοινωνικά ομάδες
          β) φοιτητές με ειδικές ανάγκες/αναπηρία

          και συγκεντρώστε τα απαραίτητα δικαιολογητικά (πχ εκκαθαριστικό πρόσφατου οικονομκού έτους), τα οποία θα πρέπει να κατατεθούν μαζί με όλα τα παραπάνω και οπωσδήποτε πριν από την έκδοση και την υπογραφή της σύμβασης μετακίνησης. Διαφορετικά, ακόμα κι αν υπάγεστε σε μία από τις ανωτέρω κατηγορίες, δεν θα μπορείτε να λάβετε την πρόσθετη επιχορήγηση.

  • Καταθέστε στο ΤΕΕΠ όλα τα παραπάνω έντυπα σωστά συμπληρωμένα, υπογεγραμμένα και σφραγισμένα από τα εμπλεκόμενα πρόσωπα, μέσα στις προβλεπόμενες κάθε φορά προθεσμίες.

Εφόσον ολοκληρωθεί η παραπάνω διαδικασία, το ΤΕΕΠ προχωρά στον έλεγχο και την επεξεργασία του συνόλου των εντύπων που αφορούν τη χρηματοδότησή σας και προωθεί τις Αιτήσεις και τις Συμβάσεις προς υπογραφή από την αρμόδια Διεύθυνση του Α.Π.Θ..

 

Δικαιολογητικά χρηματοδότησης

  • Αίτηση-δήλωση
  • Αντίγραφο της Συμφωνίας Σπουδών (Learning Agreement)
  • Αίτηση Πίστωσης Τραπεζικού Λογαριασμού και αποδεικτικό τραπεζικού λογαριασμού,
  • Αντίγραφο Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθένειας
  • Αντίγραφο της αίτησης που κατατέθηκε στο Ίδρυμα Υποδοχής (Application form)
  • Δικαιολογητικά πρόσθετης επιχορήγησης (ευπαθείς κοινωνικά ομάδες, άτομα με αναπηρία), εφόσον πληροίτε τις προϋποθέσεις 

2) Γλωσσική αξιολόγηση

Στα πλαίσια της ολοκλήρωσης της διαδικασίας υποβολής των δικαιολογητικών για την χρηματοδότησή σας για το πρόγραμμα Erasmus+, είναι επίσης υποχρεωτικό να υποβληθείτε σε ένα διαδικτυακό (on-line) τεστ αξιολόγησης του επιπέδου της γλώσσας που θα χρησιμοποιήσετε για τις σπουδές που θα πραγματοποιήσετε στο εξωτερικό.

Συγκεκριμένα, κάθε μετακινούμενος φοιτητής υποχρεούται να πραγματοποιήσει διαδικτυακή αξιολόγηση της  γλωσσικής  ικανότητας πριν και μετά το πέρας της περιόδου κινητικότητας, εάν η κύρια γλώσσα διδασκαλίας ή εργασίας είναι η Τσέχικη, η Δανέζικη, η Ελληνική, η Αγγλική, η Γαλλική, η Γερμανική, η Ιταλική, η Ισπανική, η Ολλανδική, η Πολωνική, η Πορτογαλική ή η Σουηδική. Μάλιστα, σύμφωνα με τη σύμβαση επιχορήγησης που θα υπογράψετε, η πληρωμή της τελικής δόσης της επιχορήγησης εξαρτάται από την υποβολή της υποχρεωτικής διαδικτυακής αξιολόγησης στο τέλος της περιόδου κινητικότητας.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικτυακής αξιολόγησης πριν από τη μετακίνησή σας και προκειμένου να βελτιώσετε το επίπεδο γνώσης της συγκεκριμένης γλώσσας, θα σας παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης διαδικτυακών (on-line) γλωσσικών μαθημάτων εφόσον  το επιθυμείτε.

Ως εκ τούτου προκειμένου να υπογράψετε τη σύμβαση επιχορήγησής σας,  θα πρέπει:

  • Να ελέγχετε τον Πανεπιστημιακό λογαριασμό e-mail σας τακτικά, καθώς εκεί θα λάβετε ηλεκτρονικό μήνυμα με τον σύνδεσμο (link) για την υποβολή σας στο αρχικό τεστ αξιολόγησης. Βεβαιωθείτε  ότι το τεστ αξιολόγησης αφορά στη βασική γλώσσα διδασκαλίας του προγράμματος σπουδών που θα παρακολουθήσετε. (Προσοχή! Η διάρκεια του τεστ είναι περίπου 30 λεπτά και θα πρέπει να συμπληρωθεί χωρίς διακοπή)
  • Να υποβάλλετε το αρχικό τεστ αξιολόγησης το αργότερο μια μέρα πριν από την υπογραφή της σύμβασης επιχορήγησής σας (για τις ημερομηνίες υπογραφής συμβάσεων για σπουδές βλ. εδώ)
  • Να έχετε αποφασίσει εάν επιθυμείτε να παρακολουθήσετε τα on-line μαθήματα γλωσσικής προετοιμασίας, ώστε  να ενημερώσετε το τμήμα μας την ημέρα υπογραφής της σύμβασης.

Προσοχή! Υποχρεωτική είναι η υποβολή τόσο του αρχικού τεστ αξιολόγησης γλωσσικού επιπέδου,όσο και του τελικού που θα πρέπει να γίνει με την ολοκλήρωση της μετακίνησής σας. Επίσης, σε περίπτωση αδυναμίας υποβολής των τεστ αξιολόγησης ή παρακολούθησης των γλωσσικών μαθημάτων, θα πρέπει να ενημερώσετε άμεσα το τμήμα μας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την on-line γλωσσική αξιολόγηση και τα on-line γλωσσικά μαθήματα, παρακαλούμε επισκεφτείτε τον ακόλουθο σύνδεσμο εδώ


3) Υπογραφή Σύμβασης και πίστωση προχρηματοδότησης

  • Αφού έχετε ολοκληρώσει τα παραπάνω βήματα, περάστε από το ΤΕΕΠ προκειμένου να υπογράψετε τη Σύμβαση Επιχορήγησης Erasmus+ για Σπουδές βάσει του αναρτημένου χρονοδιαγράμματος και να παραλάβετε ένα αντίτυπό της.
  • Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραπάνω Σύμβασης, μέσα σε 30 μέρες από τη στιγμή που θα τεθεί σε ισχύ, θα σας καταβληθεί προπληρωμή που θα ισούται με το 80% του συνολικού ποσού χρηματοδότησης που δικαιούστε με βάση την αρχικά προγραμματισμένη διάρκεια των σπουδών σας στο Ίδρυμα Υποδοχής, εφόσον το Ίδρυμα έχει ήδη χρηματοδοτηθεί από την Ε.Μ. για τη κινητικότητα φοιτητών. Το υπόλοιπο ποσό της χρηματοδότησης θα κατατεθεί με την επιστροφή σας από το Ίδρυμα Υποδοχής και σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στα επόμενα βήματα. 

Πριν από την αναχώρησή σας

Προτού αναχωρήσετε για την περίοδο σπουδών σας στο Ίδρυμα Υποδοχής στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+ για Σπουδές, βεβαιωθείτε ότι:

  • Έχετε υπογράψει τη Σύμβαση Επιχορήγησης Erasmus+ για Σπουδές
  • Έχετε ενημερωθεί από το Τμήμα μας σχετικά με τα έντυπα που θα πρέπει να μας καταθέσετε κατά τη διάρκεια των σπουδών σας στο εξωτερικό.