Διαδικασία υποβολής αίτησης

Τι να προσέξετε πριν από την υποβολή της αίτησης

Την απόφαση για τη συμμετοχή στο πρόγραμμα Erasmus θα πρέπει να την πάρετε αφού πρώτα εξασφαλίσετε ότι διαθέτετε επαρκείς ίδιους πόρους, καθώς η χρηματοδότηση την οποία θα πάρετε από το πρόγραμμα αποσκοπεί μόνο στη συμβολή στο συνολικό κόστος της κινητικότητας και επομένως δεν θα επαρκεί για να καλύψει όλες τις ανάγκες σας.

Απαραίτητη προϋπόθεση τόσο για την υποβολή της αίτησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος, η οποία γίνεται ηλεκτρονικά, όσο και για την επικοινωνία ανάμεσα σ' εσάς, το Τμήμα μας και το Πανεπιστήμιο υποδοχής σας είναι η ύπαρξη προσωπικού ιδρυματικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον οποίο και θα προμηθευτείτε από το Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου του ΑΠΘ

Θα πρέπει να φροντίσετε να είστε πλήρως ενημερωμένοι/ες σχετικά με τα πανεπιστήμια που έχουν συνάψει διμερείς συμφωνίες με το ΑΠΘ και υπάρχει πρόβλεψη μετακίνησης για τον τύπο κινητικότητας που σας ενδιαφέρει. Πιο συγκεκριμένα γι' αυτόν τον σκοπό:
- Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας, όπου θα βρείτε την κατάσταση των συνεργαζόμενων πανεπιστημίων και όλα τα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας
- Επισκεφτείτε τις ιστοσελίδες των Πανεπιστημίων που επιθυμείτε να μετακινηθείτε ή επικοινωνήστε ηλεκτρονικά μαζί τους, προκειμένου να ενημερωθείτε για τη δυνατότητα υποδοχής σας και για οποιαδήποτε ειδικότερα κριτήρια μπορεί να θέτει το Ίδρυμα Υποδοχής για την τελική αποδοχή της αίτησής σας.
- Επικοινωνήστε με τους Συντονιστές ECTS του Τμήματος/Σχολής σας προκειμένου να σας παρέχουν οποιαδήποτε επιπρόσθετη πληροφορία ή υποστήριξη στο πλαίσιο της παραπάνω αναζήτησης.

Η διαδικασία υποβολής της αίτησης για τη μετακίνηση στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+ βραχυχρόνια κινητικότητα για Σπουδές προβλέπει την ηλεκτρονική συμπλήρωση και υποβολή της αίτησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος κατά την εκάστοτε περίοδο υποβολής αιτήσεων μετά από σχετική πρόσκληση.

Πριν από την υποβολή της ηλεκτρονικής αίτησης

Απαραίτητη προϋπόθεση για την είσοδο στην εφαρμογή υποβολής της αίτησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος είναι η ύπαρξη προσωπικού ιδρυματικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) του ΑΠΘ ο οποίος παρέχεται από το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΑΠΘ (1ος όροφος κτιρίου Κεντρικής Βιβλιοθήκης).

Συμπλήρωση της αίτησης

Προκειμένου να ξεκινήσετε τη διαδικασία συμπλήρωσης της αίτησης, στο μενού δεξιά επιλέξτε την Ηλεκτρονική Αίτηση Σπουδών και στη συνέχεια «Νέα αίτηση Erasmus+ [τύπος κινητικόιτητα]» ανάλογα με τον τύπο κινητικότητας που σας ενδιαφέρει και υπάρχει πρόσκληση σε εξέλιξη.

Εφόσον έχετε εισέλθει στην εφαρμογή, η πλήρης διαδικασία συμπλήρωσης και υποβολής της αίτησης διαρκεί περίπου 10 λεπτά, με την προϋπόθεση ότι έχετε συγκεντρώσει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία και δικαιολογητικά.

Σας επισημαίνουμε ότι τα προσωπικά σας στοιχεία θα πρέπει να συμπληρωθούν με μεγάλη ακρίβεια και προσοχή καθώς θα χρησιμοποιηθούν αργότερα κατά τη διαδικασία της χρηματοδότησής σας, εφόσον επιλεγείτε να μετακινηθείτε.

Επίσης, ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται και κατά την επιλογή του ιδρύματος υποδοχής στο οποίο έχετε επιλέξει να μετακινηθείτε, καθώς θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι το Τμήμα σας έχει συνάψει διμερή συμφωνία με αυτό (βλ. κατάσταση συνεργαζόμενων Πανεπιστημίων ανά Τμήμα).

Επίσης, για την επιτυχή υποβολή της αίτησης είναι απαραίτητη η μεταφόρτωση (upload) των ακόλουθων δικαιολογητικών:

Κοινά δικαιολογητικά για όλες τις κατηγορίες βραχυχρόνιας κινητικότητας

Αντίγραφο ακαδημαϊκής ταυτότητας (Φοιτητικό πάσο)
Σύντομο βιογραφικό σημείωμα (στα ελληνικά)
Αντίγραφο (μη επικυρωμένο) του πιστοποιητικού γνώσης ξένης γλώσσας της βασικής γλώσσας διδασκαλίας/εργασίας στο πανεπιστήμιο υποδοχής, ή βεβαίωση παρακολούθησης μαθημάτων ξένης γλώσσας, που να ανταποκρίνονται στο απαιτούμενο από το Ίδρυμα Υποδοχής επίπεδο γλωσσικής επάρκειας.

(Μόνο για τα άτομα με αναπηρία/ειδικές ανάγκες) Πιστοποιητικό αναπηρίας (σχετική ιατρική γνωμάτευση από Δημόσιο Νοσοκομείο, όχι παλαιότερη των τριών μηνών ή /και βεβαίωση από Πρωτοβάθμια Υγειονομική Επιτροπή ή άλλο επίσημο πιστοποιητικό εν ισχύ). Για τον πλήρη κατάλογο των αναπηριών σύμφωνα με το το άρθρο 39 παρ. 24 του νόμου υπ. Αριθ. 4186/ Τεύχος Α’, 17.9.2013, παρακαλούμε δείτε το σχετικό αρχείο στην ενότητα "Χρήσιμα αρχεία". Εκτός των ασθενειών που περιλαμβάνονται στο συνημμένο αρχείο, επιλέξιμοι για να υπαχθούν στην κατηγορία αυτή είναι, επίσης, όσοι παρουσιάζουν αναπηρία 67% και άνω από φυσική αναπηρία ή ψυχική πάθηση, βάσει γνωμάτευσης της οικείας πρωτοβάθμιας υγειονομικής επιτροπής που εδρεύει σε κάθε νομό.

Πρόσθετα δικαιολογητικά

Βραχυχρόνια κινητικότητα υποψήφιων διδακτόρων/διδακτορισσών

Επιστολή αποδοχής (Letter of Acceptance) ιδρύματος υποδοχής (μόνο για τη βραχυχρόνια κινητικότητα διδακτορικών φοιτητών): συμπληρώνεται και υπογράφεται από το μέλος ΔΕΠ του ιδρύματος υποδοχής που έχει δεχτεί να σας φιλοξενήσει και μεταφορτώνεται στο σχετικό πεδίο της ηλεκτρονικής αίτησης με τη μορφή που θα σας αποσταλεί από το ίδρυμα υποδοχής.
Συστατική Επιστολή (μη εμπιστευτική) από μέλος ΔΕΠ ή ΕΔΙΠ του Τμήματός του υποψηφίου (στην περίπτωση μετακίνησης υποψήφιων διδακτόρων/διδακτορισσών προτιμάται η συστατική επιστολή να είναι από μέλος της τριμελούς επιτροπής του/της): το περιεχόμενο της συστατικής επιστολής είναι προσωπική επιλογή του εκάστοτε μέλους του διδακτικού προσωπικού, γι’ αυτό και δεν μπορούμε να αναρτήσουμε κάποιο υπόδειγμα συστατικής επιστολής. Παρακαλούμε όμως στο περιεχόμενό της να αναφέρεται ότι υπάρχει συνάφεια μεταξύ του αντικειμένου της μετακίνησης και των σπουδών του υποψηφίου και η προστιθέμενη αξία της μετακίνησης. Η συστατική επιστολή θα πρέπει να έχει συνταχθεί στα ελληνικά, κατά προτίμηση σε επιστολόχαρτο του Τμήματος και να φέρει απαραίτητα χειρόγραφη ή ηλεκτρονική υπογραφή του μέλους του διδακτικού προσωπικού. Επίσημαίνεται οτι δεν γίνεται δεκτή η συστατική επιστολή από τον Συντονιστή ECTS του Τμήματος του υποψηφίου (https://eurep.auth.gr/el/coordinators/studies).
Επιστολή κινήτρων συμμετοχής (στα ελληνικά) Σημ: Η επιστολή κινήτρων/ενδιαφέροντος είναι ένα κείμενο, στο οποίο χρειάζεται να γράψετε περιεκτικά στην ελληνική γλώσσα τους λόγους που επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε βραχυχρόνια κινητικότητα Erasmus+ Σπουδές.
(Μόνο για υποψήφιους διδάκτορες) Αντίγραφο αναλυτικής βαθμολογίας πτυχίου και μεταπτυχιακού διπλώματος

Προσοχή! Δεν απαιτείται η μεταφόρτωση (upload) άλλων δικαιολογητικών πέρα των παραπάνω. Επίσης τα αρχεία πρέπει να μεταφορτώνονται σε μορφή pdf. Τα στοιχεία της αναλυτικής βαθμολογίας των προπτυχιακών φοιτητών/φοιτητριών (όπου απαιτείται) θα διατεθούν στο ΤΕΕΠ αυτόματα μέσω της Ηλεκτρονικής Γραμματείας μετά την προθεσμία υποβολής των αιτήσεων.

Αποθήκευση της αίτησης

Η αποθήκευση των προσωπικών σας δεδομένων και των μεταφορτωμένων αρχείων μπορεί να γίνει σε κάθε βήμα επιλέγοντας το πλήκτρο "Αποθήκευση" το οποίο είναι δυνατό να επιλεγεί μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά πεδία του κάθε βήματος. Έτσι η κατάσταση της αίτησης θα μεταβληθεί σε «Αποθηκευμένη». Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία σε κάποια αίτηση που έχετε προηγουμένως αποθηκεύσει, ή ακόμα και να τη διαγράψετε πλήρως, μέχρι να την υποβάλλετε οριστικά.

Υποβολή της αίτησης

Η ηλεκτρονική υποβολή της αίτησής σας θα ολοκληρωθεί και η αίτησή σας θα αποσταλεί οριστικά στο ΤΕΕΠ εφόσον επιλέξετε το πλήκτρο «Υποβολή». Μετά την επιτυχημένη ηλεκτρονική υποβολή, αποστέλεται σχετικό αυτοματοποιημένο επιβεβαιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αίτηση «κλειδώνει» ως αρχείο PDF και η κατάσταση της αίτησης μεταβάλλεται σε «Καταχωρημένη». Πλέον δεν μπορούν να τροποποιηθούν τα στοιχεία της αίτησης και υπάρχει μόνο η δυνατότητα διαγραφής της.

Επίσης, προκειμένου να υποβληθεί νέα αίτηση για την ίδια πρόσκληση, θα πρέπει πρώτα να διαγραφεί η ήδη υποβληθείσα αίτηση (εφόσον υπάρχει).

Ολοκλήρωση ελέγχου της αίτησης

Μετά από έλεγχο τόσο της αίτησης όσο και των συνημμένων δικαιολογητικών, το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων προχωράει στην αποδοχή της αίτησης με αποτέλεσμα η κατάσταση της αίτησης να μεταβάλλεται σε «Έγκυρη». Η διαδικασία αποδοχής της αίτησης ολοκληρώνεται εντός περίπου 5-7 εργάσιμων ημερών από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων ενώ θα σας σταλεί σχετικό ενημερωτικό ηλεκτρονικό μήνυμα.

Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία αποδοχής, υπάρχει μόνο η δυνατότητα προβολής της αίτησης σε μορφή PDF και δεν είναι δυνατή τόσο η επεξεργασία όσο και η διαγραφή της αίτησης. Σε περίπτωση που απαιτείται η διαγραφή έγκυρης αίτησης, θα πρέπει να υπάρξει επικοινωνία με το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων.

Επίσης, η αποδοχή της αίτησης δεν σημαίνει και την έγκρισή της, καθώς αυτή θα πρέπει να αξιολογηθεί από τον αρμόδιο Συντονισή ECTS κάθε Τμήματος.

Αξιολόγηση αιτήσεων

Στις περιπτώσεις προσκλήσεων για βραχυχρόνιες μετακινήσεις υποψήφιων διδακτόρων/διδακτορισσών και βραχυχρόνιες κινητικότητες φοιτητών/φοιτητριών (εκτός BIP), μετά από την ολοκλήρωση της περιόδου υποβολής των αιτήσεων, το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων θα προωθήσει τις αιτήσεις στους Συντονιστές ECTS προς αξιολόγηση και θα αναρτήσει τα τελικά αποτελέσματα στην ιστοσελίδα του, αμέσως μόλις είναι διαθέσιμα. Ένσταση επί των αποτελεσμάτων μπορεί να υποβληθεί εντός 5 εργάσιμων ημερών από την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων, με σχετικό έγγραφο που θα κατατεθεί στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης. Οποιαδήποτε εκπρόθεσμη ένσταση δεν θα απαντάται. Αλλαγή εξαμήνου μετακίνησης μπορεί να δηλωθεί το αργότερο 10 ημέρες από την ανάρτηση των αποτελεσμάτων.

Τεχνικές προδιαγραφές

Η on-line εφαρμογή λειτουργεί με Microsoft Internet Explorer έκδοση 7 ή νεότερο και Firefox 3 ή νεότερο. Δεν μπορούμε να εγγυηθούμε ότι θα λειτουργήσει σωστά με άλλους browsers. Επίσης, θα χρειαστείτε Adobe Acrobat Reader για να εκτυπώσετε το έντυπο της αίτησης (εφόσον το επιθυμείτε). Για τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων, ο browser σας πρέπει να έχει ενεργοποιημένα τα cookies και JavaScript.

Προστασία δεδομένων

Η αποθήκευση και η επεξεργασία των στοιχείων που υποβάλλονται θα γίνει από το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων του ΑΠΘ